Delegation & Protocol Manager (m/f/d) - DSEI Germany

Festanstellung, Vollzeit · Berlin

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Your mission
  • Supporting communication and coordination with authorities, including ministries and subordinate departments, the German Armed Forces and the defence industry
  • Leading coordination in selected subject areas
  • Planning and implementing delegation and VIP visit programmes in a multinational team
  • Identifying and contacting relevant contacts in the BMVg, the German Armed Forces and the defence sector
  • Coordinating invitations, visit programmes and hosting for delegations and VIPs
  • Maintaining and coordinating delegation and stakeholder data
  • Collaborating with international defence attachés and diplomatic missions in Berlin
  • Advising on protocol, visit procedures and VIP support
  • Representing DSEI Germany at industry events, briefings and networking events
  • Support with presentations and briefings for industry and authorities
Your profile

  • Knowledge and understanding of the structures and processes of the Federal Ministry of Defence (BMVg) and the German Armed Forces
  • Very good communication and coordination skills
  • Confidence in dealing with high-ranking representatives from government, the military and industry
  • Structured and meticulous approach to work with strong organisational skills
  • Fluent German (C2) and business fluent English
  •     Ideal Background:
  • Experience in working with the German Armed Forces, the BMVg, ministries or at IGO level
  • Experience in dealing with delegations, protocol or high-level visitor programmes
Why us?
You will play a central role in establishing DSEI Germany, a major international platform for defence and security issues, and work closely with government agencies, industry partners and international delegations.
If you are interested in international cooperation, defence policy and major international events, we look forward to receiving your application.
We stand for equal opportunities, diversity and respectful cooperation. All qualified applicants (m/f/d) will be considered regardless of ethnic origin, skin colour, religion/belief, gender, national origin, disability or other characteristics protected by law.
Due to the nature of our work, this position requires security clearance, which must be successfully completed and maintained on an ongoing basis.
About us
DSEI is firmly established as the leading international defence exhibition in the UK and Japan. With the launch of DSEI Germany, a European edition will be added to the portfolio. The first event will take place from 9 to 12 March 2027 at Hannover Messe, one of the largest and most modern venues in the world.

DSEI Germany is aimed towards a high-level international audience, including over 1,600 exhibitors, government delegations, national pavilions and companies from traditional and non-traditional defence and security technology.
Deine Aufgaben
  • Unterstützung bei der Ansprache und Abstimmung mit Behörden, darunter Ministerien und nachgeordnete Bereiche, der Bundeswehr sowie der Verteidigungsindustrie
  • Leitung von Abstimmungen in ausgewählten Themenbereichen
  • Planung und Umsetzung von Delegations- und VIP-Besuchsprogrammen in einem internationalen Team
  • Identifikation und Ansprache relevanter Ansprechpartner im BMVg, in der Bundeswehr und im Verteidigungsumfeld
  • Koordination von Einladungen, Besuchsprogrammen und Hosting für Delegationen und VIPs
  • Pflege und Abstimmung von Delegations- und Stakeholderdaten
  • Zusammenarbeit mit internationalen Verteidigungsattachés und diplomatischen Vertretungen in Berlin
  • Beratung zu Protokoll, Besuchsabläufen und VIP-Betreuung
  • Vertretung der DSEI Germany bei Branchenveranstaltungen, Briefings und Networking-Terminen
  • Unterstützung bei Präsentationen und Briefings für Industrie und Behörden
Dein Profil
  • Kenntnis und Verständnis der Strukturen und Prozesse des Bundesministeriums der Verteidigung (BMVg) und der Bundeswehr
  • Sehr gute Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten
  • Sicherheit im Umgang mit hochrangigen Vertretern aus Regierung, Militär und Industrie
  • Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Organisationsfähigkeit
  • Fließendes Deutsch (C2) und verhandlungssicheres Englisch
Idealer Hintergrund
  • Erfahrung in der Zusammenarbeit mit der Bundeswehr, dem BMVg, mit Ministerien oder auf IGO-Ebene
  • Erfahrung im Umgang mit Delegationen, Protokoll oder hochrangigen Besuchsprogrammen
Warum wir?
Warum du zu uns kommen solltest
Du übernimmst eine zentrale Rolle beim Aufbau von DSEI Germany, einer bedeutenden internationalen Plattform für Verteidigungs- und Sicherheitsthemen, und arbeitest eng mit Regierungsstellen, Industriepartnern und internationalen Delegationen zusammen.

Wenn dich internationale Zusammenarbeit, Verteidigungspolitik und große internationale Veranstaltungen interessieren, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Wir stehen für Chancengleichheit, Vielfalt und ein respektvolles Miteinander. Alle qualifizierten Bewerber (m/w/d) werden unabhängig von ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Religion/Weltanschauung, Geschlecht, nationaler Herkunft, Behinderung oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen berücksichtigt. 
 Aufgrund unseres Tätigkeitsfeldes ist für diese Position eine Sicherheitsüberprüfung erforderlich, die erfolgreich durchlaufen und fortlaufend erfüllt werden muss.
Über uns

Die DSEI ist als führende internationale Verteidigungsmesse in Großbritannien und Japan fest etabliert. Mit der Einführung von DSEI Germany wird das Portfolio um eine europäische Ausgabe erweitert. Die erste Veranstaltung wird vom 9. bis 12. März 2027 auf der Hannover Messe, einem der größten und modernsten Veranstaltungsorte der Welt, stattfinden.

DSEI Germany richtet sich an ein hochrangiges internationales Publikum, darunter über 1.600 Aussteller, Regierungsdelegationen, nationale Pavillons sowie Unternehmen aus der klassischen und nicht-traditionellen Verteidigungs- und Sicherheitstechnologie.

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